Déclaration de politique générale sur la vie privée et la protection des informations personnelles sur la santé à l’intention des parties prenantes

Votre vie privée est importante

Le Centre de la petite enfance et de la famille Connections s’engage à assurer votre confidentialité et à protéger votre vie privée et les renseignements personnels sur votre santé qui nous sont communiqués dans le but de fournir un service communautaire. Nous gérons toutes vos informations conformément à la loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé et aux autres lois applicables. Ce document de politique fournit des informations générales sur nos politiques et procédures en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des informations personnelles.

Types de renseignements personnels sur la santé que nous recueillons

Les informations de santé personnelles sont un terme utilisé pour désigner les informations qui peuvent être utilisées pour distinguer ou identifier un individu. Le type d’informations personnelles sur la santé que nous recueillons varie en fonction de la nature de votre relation avec Connections.

Pour le personnel, les membres du conseil d’administration, les bénévoles, les étudiants, les consultants et les candidats à l’embauche, nous recueillons des informations personnelles qui peuvent inclure les noms, les adresses, les curriculum vitae, les preuves de formation/enregistrement professionnel et les informations relatives à la vérification des références criminelles.

Pour les donateurs, nous recueillons des informations personnelles qui peuvent inclure le nom et l’adresse. Ces informations sont recueillies pour accuser réception des dons et à des fins comptables. Les renseignements personnels sur la santé sont recueillis directement auprès de vous, sauf si vous consentez à ce que nous obtenions ces renseignements auprès d’autres personnes (par exemple, dans le cadre de la liaison avec l’école) ou si la loi nous oblige ou nous autorise à recueillir des renseignements sans votre consentement (par exemple, dans des situations urgentes où des renseignements sont nécessaires pour prévenir un préjudice potentiel). Que nous recueillions des informations directement ou auprès de tiers, nous ne recueillons que les informations que nous estimons raisonnablement nécessaires aux fins prévues.

Buts de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels sur la santé personnels sur la santé

Nous identifierons les objectifs pour lesquels les informations sont collectées avant ou au moment de la collecte.

Nous ne collecterons, n’utiliserons et ne divulguerons que les informations de santé personnelles nécessaires à la réalisation de ces objectifs.

Les renseignements personnels sur la santé ne peuvent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou si la loi l’exige.

Les renseignements personnels sur la santé sont exigés par des accords contractuels du ministère de l’Enfance et de la Jeunesse, du ministère de l’Éducation, de la ville de Windsor et d’autres bailleurs de fonds, de temps à autre.

Pour le personnel, les membres du conseil d’administration, les titulaires de contrats et d’accords, les bénévoles, les étudiants, les consultants et les candidats à un emploi, nous recueillons, utilisons et divulguons des informations personnelles sur la santé aux fins suivantes :

• • Fournir un service d’orthophonie préscolaire
  • Assurer le service du programme d’audition des nourrissons
  • Fournir un service de programme de basse vision pour les aveugles
  • Fournir le service du Programme de la petite enfance de l’Ontario et les programmes financés associés.
  • Pour répondre à nos exigences en matière de collecte de statistiques
  • Mener des activités d’amélioration de la qualité et de gestion des risques
  • Enseigner aux étudiants et assurer la formation continue de notre personnel.

Pour les donateurs, nous recueillons des informations personnelles aux fins suivantes :

• • Délivrer des reçus fiscaux pour activités de bienfaisance et accuser réception des dons.
  • Partager des informations sur les événements, activités et services à venir.
  • Pour les futures collectes de fonds

Nous ne partageons ni ne divulguons les informations de santé personnelles avec quiconque en dehors de Connections sans avoir obtenu votre consentement.

Nos processus d’obtention du consentement pour la divulgation d’informations personnelles sur la santé sont conformes aux exigences légales et professionnelles. L’obtention d’un consentement approprié pour la divulgation d’informations consiste généralement à s’assurer de votre connaissance et de votre accord :

• • La nature des informations personnelles à divulguer
  • La manière dont les informations personnelles seront divulguées
  • L’objectif de la divulgation
  • La personne ou l’organisme à qui les informations personnelles seront divulguées
  • La période pendant laquelle l’autorisation de divulgation d’informations est active.

Les exceptions aux procédures de consentement habituelles ne se produisent que si la loi et les normes professionnelles et éthiques l’exigent ou le permettent :

• • En cas de suspicion de mauvais traitements ou de négligence envers un enfant
  • Dans les situations de danger imminent
  • Dans les situations où l’obligation de déclaration par les employeurs aux organismes de réglementation professionnelle est prévue par la loi.
  • Dans le cadre d’une procédure judiciaire, pour se conformer à une citation à comparaître ou à un ordre émis par une personne compétente pour obliger la divulgation.

Vous pouvez refuser de donner votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles sur la santé et le consentement ne sera pas implicite et votre refus accepté. Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels sur la santé à tout moment, sauf si la collecte, l’utilisation et la divulgation sont exigées ou autorisées par la loi.

Nous vous informerons pleinement des conséquences d’un refus ou d’un retrait du consentement.

Garantir l’exactitude

Connections met tout en œuvre pour que les informations recueillies soient exactes, complètes et à jour. Vous avez le droit de contester l’exactitude de ces informations. Connexions peut accepter les changements d’information verbalement, notamment les changements d’adresse et de coordonnées. Les modifications sont effectuées sur demande et les informations historiques sont conservées. Si vous souhaitez contester l’exactitude des informations personnelles sur la santé et/ou l’exhaustivité des dossiers, vous devez formuler votre demande par écrit à l’adresse info@connectwithus.ca ou sous une autre forme de communication écrite. Aucune partie de l’information originale ne sera modifiée ou détruite par Connections jusqu’au moment de l’élimination.

Accès aux informations personnelles sur la santé

Connections donnera accès aux informations personnelles sur la santé aux personnes qui ont légalement le droit de donner, de refuser ou de retirer leur consentement et prendra pleinement en considération les demandes dans un délai raisonnable. Veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée à l’adresse info@connectwithus.ca pour votre demande.

Garanties et sécurité

Le personnel de Connections est formé au respect de la vie privée et de la confidentialité. Ils sont également formés aux politiques et procédures de notre Centre en matière de vie privée et de confidentialité, y compris la prévention de la perte de dossiers et de l’accès non autorisé.

Les informations personnelles sur la santé peuvent être stockées sur papier et/ou sous forme électronique. Toutes les informations sont protégées par des mesures de sécurité physiques et électroniques adaptées à la nature des informations, et ne sont accessibles qu’au personnel autorisé. En cas de vol, de perte ou d’accès abusif à des informations de santé personnelles, vous en serez informé.

Conservation et élimination des renseignements personnels sur la santé

Connections conservera vos informations de santé personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des objectifs énumérés et/ou pour se conformer aux exigences légales et contractuelles. Les informations seront conservées conformément à notre politique de conservation. Toutes les informations de santé personnelles seront déchiquetées pour protéger votre identité.

Pour les bénévoles et les étudiants, les informations personnelles sur la santé seront conservées pendant deux ans après la dernière date de leur participation au Centre.

Pour les donateurs, les informations personnelles sur la santé seront conservées pendant sept ans.

Pour le personnel, les membres du conseil d’administration, les titulaires d’accords et de contrats et les consultants, les informations personnelles sur la santé seront conservées pendant cinq ans.

Pour les candidats à l’emploi, les informations personnelles sur la santé seront conservées pour
six mois.

Examen et modification des politiques

Connections révisera et modifiera régulièrement ses politiques et procédures afin de s’assurer qu’elles sont efficaces et efficientes dans la protection de vos informations de santé personnelles.

Questions ou préoccupations

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez déposer une plainte sur la manière dont nous protégeons vos informations personnelles sur la santé, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée :
Karen Johnson
Centre familial Connections Early Years
519-252-9696
info@connectwithus.ca

Vous avez également le droit de vous plaindre auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, à l’adresse ci-dessous, si vous avez des préoccupations concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou la façon dont vos renseignements personnels sur la santé ont été traités :
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario
2 Bloor Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario M4W 1A8
1-800-387-0073
TDD/TYY : 1-416-325-7539
FAX : 1-416-325-9195
www.ipc.on.ca